当你收到一份布满五颜六色删除线、下划线和批注框的文档，或是自己无意中开启了某个功能导致文档“花脸”，那种无从下手的烦躁感，相信许多WPS用户都深有体会。这就是WPS强大的“审阅模式”在发挥作用，它专为多人协作修订设计，能清晰记录每一次增删改查。当协作结束或个人使用时，这些标记就成了影响阅读和打印的障碍。如何高效、彻底地关闭审阅模式，让文档恢复清爽整洁？这不仅是技术操作，更是提升工作效率的关键一步。本文将为你拨开迷雾，提供从基础到进阶的完整解决方案。
基础关闭四步法
最直接关闭审阅模式的核心在于停止“修订”功能的记录。打开你的WPS文档，将目光移至顶部菜单栏，找到并点击 “审阅” 选项卡。这是所有审阅相关功能的大本营。在“审阅”选项卡的功能区中，最显眼的位置通常有一个名为 “修订” 的按钮（图标常为带有铅笔的文档）。当前若处于激活状态（通常按钮会高亮显示，如变成橙色背景），表明修订功能正在记录你的每一个操作。只需用鼠标左键单击一次这个高亮的“修订”按钮，它的高亮状态会立即消失（恢复成普通按钮样式）。此刻，文档界面看似没有巨变，但WPS后台已停止记录新的修改痕迹。不过请注意，之前已生成的修订标记（删除线、下划线、批注）依然会保留显示在文档中，这只是停止了“记录”，并未“清理”历史痕迹。要彻底清除这些视觉干扰，还需要后续的“接受”或“拒绝”操作。这是关闭记录功能的第一步，也是后续清理工作的基础。
清除修订痕迹
仅仅关闭“修订”按钮只是让文档不再记录新修改，那些已经存在的、花花绿绿的修订标记（如红色的删除线、蓝色的新增内容）依然顽固地停留在文档上，严重影响阅读体验和文档的最终呈现效果。要彻底清除这些“历史遗留问题”，你需要使用“接受”或“拒绝”功能。再次定位到“审阅”选项卡。在功能区中找到 “接受” 或 “拒绝” 按钮组（它们通常紧邻“修订”按钮）。点击“接受”按钮下方的小三角图标，会展开一个下拉菜单。在下拉菜单中，选择“接受对文档的所有修订”。这个指令如同一个强力清洁工，会瞬间扫描全文，将所有标记为删除的内容真正移除，将所有标记为新增的内容正式融入正文，并清除所有格式修订标记。文档瞬间变得干净整洁，仿佛从未经历过修订。同理，选择“拒绝对文档的所有修订”则会清除所有新增内容，并将所有删除的内容恢复回来，最终回到修订开始前的原始状态。选择“接受”还是“拒绝”，取决于你最终想保留哪个版本的文档内容。
彻底删除批注
批注（那些出现在文档边缘的彩色注释框）与修订标记是相对独立的存在。即使你接受了所有修订，这些批注框往往依然“健在”，因为它们包含的是讨论意见而非直接的内容修改。要清除它们，同样在“审阅”选项卡下操作。找到功能区中的 “删除” 按钮（图标通常是一个橡皮擦或带叉的对话框），它一般位于批注功能组附近。点击“删除”按钮下方的小三角图标，展开下拉菜单。关键一步：选择“删除文档中的所有批注”。执行此命令后，所有附加在文档上的批注框及其内容将被一次性彻底清除，不留任何痕迹。文档的页边距区域会立刻恢复清爽。如果你只想删除某条特定批注，可以将光标置于该批注框内，然后直接点击“删除”按钮（无需展开下拉菜单），或者右键点击批注框选择“删除批注”。
协作文档处理
当你处理一份由多人共同协作编辑、且他人可能仍在进行修订的文档时，关闭审阅模式需要额外谨慎。直接点击“修订”按钮关闭本地记录后，文档可能仍会显示其他协作者留下的、尚未处理（接受/拒绝）的修订标记和批注。这些标记并非由你产生，你无法直接通过“接受所有修订”来清除它们（除非你拥有文档的完全编辑权限）。更关键的是，如果其他协作者此刻或之后仍在编辑，他们开启修订功能后所做的修改，依然会以修订标记的形式出现在你的视图中。在协作场景下，彻底“关闭”审阅模式涉及两方面：一是本地停止记录（关闭自己的“修订”），二是沟通确认协作状态。在认为协作阶段结束后，应与所有协作者确认，请他们停止修订工作。然后，由文档最终负责人（或拥有足够权限者）执行“接受所有修订”和“删除所有批注”操作，统一清理所有痕迹，生成最终定稿文档。盲目操作可能丢失他人未确认的重要修改。
修订显示控制
有时你可能暂时不想清除修订痕迹，只是希望它们在屏幕上隐藏起来以便于阅读或打印预览，这可以通过控制修订的显示状态来实现。在“审阅”选项卡的功能区，找到 “显示标记” 按钮（或类似命名的下拉菜单，不同版本命名略有差异）。点击“显示标记”旁的小三角，展开详细选项菜单。这里你会看到一系列复选框：“批注”、“插入和删除”、“设置格式”、“批注框”（可能还有“墨迹”等）。取消勾选某个选项，如“插入和删除”，文档中所有代表增删内容的修订标记（如下划线、删除线）会立即消失，但内容本身仍处于修订状态（未被接受/拒绝）。取消勾选“批注”，则所有批注框会被隐藏。特别留意“无标记”或“原始状态”选项：选择它，文档会显示为接受所有修订后的样子（内容已定稿，无标记），但修订信息并未真正清除，只是被隐藏了。选择“所有标记”则恢复显示。“显示以供审阅” 下拉列表（常位于功能区显眼位置）提供了快速切换视图的选项，如“最终：显示标记” (显示修订痕迹)、“最终状态” (隐藏标记，显示定稿内容)、“原始：显示标记”、“原始状态”。这仅改变视图，不影响文档底层修订数据。
文档定稿保护
在彻底关闭审阅模式（即接受/拒绝所有修订、删除所有批注）并确认文档为最终版本后，为了防止他人（或自己）无意中再次开启修订功能进行修改，或者重新添加批注，启用“最终状态”保护是一个好习惯。在“审阅”选项卡中，找到 “保护” 功能组（可能在功能区右侧）。点击“保护”按钮。在弹出的菜单或窗格中，选择“限制编辑”。右侧通常会出现“限制格式和编辑”任务窗格。在任务窗格中，勾选“仅允许在文档中进行此类型的编辑” 复选框。在下方的下拉菜单中，选择“不允许任何更改(只读)”。这个选项最为严格。接着，在下方“启动强制保护”区域，点击“是，启动强制保护”按钮。系统会提示你设置一个可选的密码（强烈建议设置，否则保护形同虚设）。输入并确认密码后点击确定。现在，文档进入严格的只读状态，任何人（包括你自己）都无法直接编辑内容、开启修订或添加批注。如需再次编辑，必须输入正确密码先停止保护。这是确保最终文档不被意外修改的终极手段。
快捷键高效操作
熟练使用键盘快捷键能极大提升关闭审阅模式相关操作的效率，尤其在需要频繁处理此类文档时。最核心的快捷键是 `Ctrl + Shift + E`。这个组合键的功能等同于点击“审阅”选项卡中的“修订”按钮。无论当前焦点在文档何处，按下 `Ctrl + Shift + E` 会立即在“开启修订”和“关闭修订”（停止记录）状态之间切换。状态栏（屏幕底部）通常会有修订状态提示（如“修订：开启”或“修订：关闭”），按快捷键后可观察其变化。对于接受/拒绝操作：将光标置于某个特定修订处，按 `Alt + R, A`（依次按，非同时）可接受该修订；按 `Alt + R, J` 可拒绝该修订。要快速删除当前光标所在的批注，可将光标置于批注框内，然后按 `Alt + R, D`。虽然“接受所有修订”和“删除所有批注”没有单键快捷键，但可以通过快速访问工具栏自定义添加。熟悉这些组合键，能让你在双手不离开键盘的情况下完成大部分审阅模式的关闭和清理工作。
版本兼容性注意
不同版本的WPS Office（如个人版、专业版）以及不同的发布年份（如2016, 2019, 2021），其用户界面细节、按钮位置、甚至功能命名可能存在细微差别。例如，较旧版本（如WPS 2016）的“审阅”选项卡功能区布局可能与最新的WPS 2023有所不同，“显示标记”的下拉选项也可能更简单。更重要的是，当你将一份包含修订标记的WPS文档（`.wps` 或 `.docx`）用 Microsoft Word 打开时，或者反之，修订和批注信息通常能良好兼容显示。关闭修订（停止记录）的操作在Word中同样是在“审阅”->“修订”按钮。但执行“接受所有修订”和“删除所有批注”操作时，务必在最终定稿所用的那个软件中进行。虽然跨软件操作通常没问题，但极少数情况下（尤其涉及复杂格式或较旧版本），可能存在信息转换丢失的风险。建议在文档的原始创建软件或最终发布要求的软件中完成修订的关闭和清理工作，以确保最高兼容性。处理重要文档前，在不同软件中做一下简单测试是稳妥的做法。
模板默认设置
如果你发现自己新建的文档总是莫名其妙地自动开启了修订模式，这很可能是因为你用作基础的文档模板（`Normal.wpt` 或自定义模板）本身保存时正处于修订开启状态。模板决定了新建文档的默认初始设置。要根治此问题，需修改模板：确保当前没有任何文档打开。在WPS文字中，依次点击左上角“WPS文字”菜单（或“文件”）->“新建”->“本机上的模板...”。在打开的“模板”对话框中，找到并右键点击你常用的模板（特别是“空白文档”对应的 `Normal.wpt`）。在弹出的菜单中选择“打开”而非“新建”。这将在编辑模式下打开模板文件本身。在此模板文件中，按前述方法（切换到“审阅”选项卡，点击“修订”按钮确保其未高亮）彻底关闭修订功能。如有修订痕迹或批注，同样执行“接受所有修订”和“删除所有批注”。然后，至关重要的一步：保存并关闭这个模板文件（`Ctrl + S`, `Ctrl + W`）。下次基于此模板创建新文档时，修订模式将默认处于关闭状态。此方法一劳永逸地解决了新建文档自动开修订的烦恼。
异常情况排查
即使按标准流程操作，偶尔也会遇到“修订”按钮无法点击、无法关闭，或者接受/删除操作无效、标记顽固存在的情况。检查文档是否处于受保护状态（如设置了“限制编辑”中的“填写窗体”或“不允许任何更改”）。在“审阅”->“保护”->“限制编辑”中查看右侧任务窗格，若显示保护中，点击“停止保护”并输入密码（如果有）解除。确认文档是否包含内容控件或特殊域代码，这些有时会干扰修订功能。尝试全选文档（`Ctrl + A`），按 `Ctrl + Shift + F9` 尝试断开域链接（注意：此操作可能破坏某些动态内容，谨慎使用）。第三，尝试将文档内容复制（`Ctrl + A`, `Ctrl + C`），新建一个空白文档（`Ctrl + N`），然后使用“选择性粘贴”（`Alt + E, S`）->“无格式文本”粘贴过去。这能剥离绝大多数隐藏格式和潜在冲突，但会丢失所有原有格式和图片等。考虑软件本身的问题：修复WPS Office（通过控制面板的“程序和功能”找到WPS Office，右键选择“更改”->“修复”），或者彻底卸载后重新安装最新版本。文档损坏也可尝试用WPS的“文件”->“备份与恢复”->“文档修复”功能尝试修复。
移动端操作指南
在WPS Office手机APP（Android/iOS）上处理包含修订和批注的文档，关闭审阅模式的核心逻辑与桌面版一致，但操作路径不同。打开文档后，点击屏幕下方（或右上角）的“工具”图标（通常是个扳手或工具箱形状）。在展开的工具菜单中，找到并点击“审阅”选项。进入审阅视图后，首要任务是关闭修订记录：查找并点击通常位于顶部的“修订”开关按钮。如果按钮显示为开启状态（常为蓝色或带勾），点击一次将其关闭（颜色变灰或勾消失）。接着处理已有痕迹：要接受所有修订，通常在审阅工具栏上有“接受”图标（如对勾），点击其旁边的下拉箭头，选择“接受所有修订”。要删除所有批注，找到“批注”图标（如对话框气泡），同样点击其下拉箭头，选择“删除所有批注”。注意，手机屏幕空间有限，菜单层级可能更深，需仔细查找。清理完毕后，务必保存文档（点击左上角返回或保存图标）。移动端操作相对浓缩，但关闭记录和清理痕迹的关键步骤不可或缺。
云端协作处理
当文档存储在金山文档（Kdocs）或WPS云空间，并通过在线协作方式进行编辑时，“关闭”审阅模式的概念略有延伸。在线协作时，所有协作者默认处于“类似修订”的状态，即每个人的编辑都会以不同颜色标记并实时显示给他人。要“停止”这种协作修订：作为文档所有者或编辑者，你可以点击文档右上角的“协作”按钮（或头像区域）。在打开的协作者面板中，找到“链接分享”或“权限设置”。将权限从“可编辑”调整为“仅查看”。这样，通过链接访问的人将无法再进行编辑，自然也就不会产生新的修订标记。对于已有的修订痕迹（即历史协作记录）：在线文档通常没有传统桌面软件那种“接受所有修订”的单一按钮来清除标记。痕迹的“消失”依赖于版本管理：你可以右键点击文档内容中的具体修订标记，选择“接受”或“拒绝” 来逐个处理。更高效的方法是：在认为内容已定稿时，点击右上角“文件”->“另存为”，选择“保存为新副本”。这个新副本文档将不再包含之前的所有修订标记和批注历史（但保留了最终内容），相当于得到了一个“关闭”了审阅模式的干净版本。在线协作的核心在于权限控制和版本管理。
掌握关闭WPS审阅模式的技巧，如同获得了一把文档美容刀。从基础按钮操作到云端协作处理，从快捷键妙用到异常情况破解，每种场景都有对应的解决之道。当你熟练运用接受所有修订、删除批注组合拳，配合文档保护与模板设置，那些顽固的修订标记终将彻底消失。真正高效的文档工作者，不仅懂得如何创造内容，更精通如何让文档以最完美的姿态呈现。下次当彩色标记再次侵扰你的文档时，不妨深呼吸，然后优雅地使用这些技巧，让整洁的页面重新回归掌控。
